API-Schnittstellen verstehen: So verbinden Sie Ihre Systeme

Was ist eine API?

API steht für "Application Programming Interface" – auf Deutsch: Programmierschnittstelle. Es ist die standardisierte Art, wie Software miteinander kommuniziert.

Analogie: Eine API ist wie ein Kellner im Restaurant. Sie (der Gast) sagen dem Kellner (API), was Sie möchten. Der Kellner bringt die Bestellung in die Küche (das andere System) und kommt mit dem Ergebnis zurück.

Sie müssen nicht wissen, wie die Küche funktioniert. Sie müssen nur wissen, was auf der Karte steht.

Warum sind APIs wichtig?

In einer Welt, in der Unternehmen dutzende Software-Tools nutzen, sind APIs der Klebstoff, der alles zusammenhält.

Ohne APIs:

• Manuelle Datenübertragung
• Copy-Paste zwischen Systemen
• Fehler durch doppelte Datenhaltung
• Keine Echtzeitdaten

Mit APIs:

• Automatischer Datenfluss
• Systeme "sprechen" miteinander
• Single Source of Truth
• Echtzeit-Synchronisation

Wie funktioniert eine API?

Das Request-Response-Prinzip

1. **Request (Anfrage):** System A fragt etwas bei System B an
2. **Processing:** System B verarbeitet die Anfrage
3. **Response (Antwort):** System B schickt das Ergebnis zurück

HTTP-Methoden (REST-APIs)

Die meisten modernen APIs nutzen HTTP, das Protokoll des Internets.

GET – Daten abrufen

"Gib mir alle Kunden"

POST – Daten erstellen

"Lege einen neuen Kunden an"

PUT/PATCH – Daten ändern

"Aktualisiere die Adresse von Kunde #123"

DELETE – Daten löschen

"Lösche Kunde #123"

Beispiel: Einen Kunden abrufen

Anfrage:

GET https://api.crm.example.com/customers/123

Antwort:

{

"id": 123,

"name": "Musterfirma GmbH",

"email": "info@musterfirma.de",

"created_at": "2025-01-15"

}

API-Begriffe, die Sie kennen sollten

Endpoint (Endpunkt)

Die URL, unter der eine API erreichbar ist.

Beispiel: https://api.example.com/customers

Authentication (Authentifizierung)

Wie Sie sich bei der API anmelden.

Methoden:

• API-Key (einfacher Schlüssel)
• OAuth (sicherer, für Benutzerzugriff)
• Bearer Token (zeitlich begrenzt)

Rate Limiting

Wie oft Sie die API pro Zeitraum aufrufen dürfen.

Beispiel: 100 Anfragen pro Minute

Pagination

Bei großen Datenmengen: Daten werden in "Seiten" geliefert.

Anfrage: ?page=1&per_page=100

Webhook

Das Gegenteil von API-Abfrage: Das andere System benachrichtigt Sie, wenn etwas passiert.

Beispiel: "Neuer Kunde angelegt" → Webhook an Ihr System

Praktische API-Nutzung ohne Programmierung

Low-Code-Plattformen

Tools wie Make, Zapier oder n8n ermöglichen API-Integrationen ohne Code.

Vorgehensweise:

1. Trigger wählen (z.B. "Neuer Lead in Formular")
2. Aktion wählen (z.B. "Erstelle Kontakt in CRM")
3. Felder zuordnen
4. Aktivieren

API-Testing-Tools

Bevor Sie integrieren, testen Sie die API.

Postman (kostenlos)

• Anfragen erstellen und testen
• Antworten analysieren
• Dokumentation lesen

Beispiel-Workflow: Website-Formular → CRM

1. Besucher füllt Formular aus
2. Webhook sendet Daten an Make
3. Make ruft CRM-API auf (POST /contacts)
4. Neuer Kontakt im CRM erstellt
5. Optional: Bestätigungs-E-Mail senden

APIs Ihrer wichtigsten Tools

CRM-Systeme

• **HubSpot:** Umfangreiche API, gut dokumentiert
• **Pipedrive:** REST-API, Webhooks
• **Salesforce:** Sehr mächtig, komplex

Buchhaltung

• **DATEV:** Eingeschränkte API, meist über Partner
• **Lexoffice:** REST-API für Rechnungen, Kontakte
• **sevDesk:** Vollständige API

E-Mail-Marketing

• **Mailchimp:** REST-API für Listen, Kampagnen
• **Brevo:** Transaktions-Mails und Marketing
• **ActiveCampaign:** Umfangreiche Automatisierung

Projektmanagement

• **Asana:** REST-API
• **Monday:** GraphQL-API
• **Notion:** API für Datenbanken

Typische Integrations-Szenarien

Lead-Erfassung

Formular → CRM → E-Mail-Tool → Slack-Benachrichtigung

Rechnungsstellung

CRM-Deal gewonnen → Rechnung in Buchhaltung erstellt → PDF per E-Mail

Bestandsabgleich

Shop-Bestellung → Lagerbestand aktualisiert → Nachbestellung bei kritischem Stand

Reporting

Daten aus CRM + Buchhaltung + Analytics → zentrales Dashboard

Häufige API-Probleme und Lösungen

Problem: Authentifizierung fehlgeschlagen

Lösung: API-Key prüfen, Berechtigungen checken, Token erneuern

Problem: Rate Limit erreicht

Lösung: Weniger häufig abfragen, Bulk-Endpoints nutzen, Caching

Problem: Datenformat stimmt nicht

Lösung: API-Dokumentation prüfen, Pflichtfelder beachten, Datumsformate anpassen

Problem: Webhook kommt nicht an

Lösung: Firewall prüfen, URL korrekt, SSL-Zertifikat gültig

Entscheidungshilfe: Wann welche Technologie?

Native Integration (in der Software eingebaut)

• Einfachste Option
• Nutzen wenn verfügbar

Low-Code (Zapier, Make)

• Wenig technisches Wissen nötig
• Gut für Standard-Workflows
• Laufende Kosten

Custom API-Integration

• Volle Kontrolle
• Für komplexe Anforderungen
• Erfordert Entwickler

Checkliste: API-Integration vorbereiten

• [ ] Ziel definieren: Was soll automatisiert werden?
• [ ] APIs der beteiligten Systeme prüfen (hat das Tool eine API?)
• [ ] Dokumentation lesen (Endpoints, Authentifizierung)
• [ ] Testaccount/Sandbox nutzen
• [ ] Datenfluss skizzieren (was fließt wohin?)
• [ ] Entscheidung: Low-Code oder Custom?
• [ ] Fehlerbehandlung planen
• [ ] Monitoring einrichten
• [ ] Dokumentation erstellen

Fazit

APIs sind kein Hexenwerk. Sie sind die Grundlage moderner Systemlandschaften und ermöglichen Automatisierung, die früher nur Großunternehmen möglich war.

Sie müssen nicht programmieren können, um APIs zu nutzen. Mit Tools wie Make oder Zapier können Sie Integrationen in Stunden statt Wochen umsetzen.

Der erste Schritt: Identifizieren Sie Ihren schmerzhaftesten manuellen Prozess. Dann prüfen Sie, ob die beteiligten Systeme APIs haben. Meistens ja.